איך לכתוב מייל בצורה נכונה

במקרים רבים נוצר צורך לשיתוף פעולה בין מקדמי אתרים. לשם כך צריך לדעת כיצד לשלוח פניה בצורה נכונה במייל. לעיתים קרובות, מכיוון שאי אפשר להעביר את כל יום העבודה בשיחות טלפון, רוב ההתנהלות עם הלקוחות מתבצעת במייל. על מנת להשיג את התוצאות הטובות ביותר, ולשמור על יחסים בריאים, צריך לדעת כיצד לשלוח מייל בצורה נכונה. מייל הכתוב בגישה לא נכונה יכול להביא את התוצאות הלא נכונות, במיוחד עם הנמען הוא לא חבר אישי שלכם, או שלא פגשתם אותו מעולם. אז קבלנו את הנוסחה ליצירת מייל יעיל.

ברכת שלום

זהו הדבר הראשון שתופס את עין הקורא. לכן אסור לשגות כאת. פניה כמו ” שלום מר כהן” או “מה המצב גבר…” הם 2 צורות קיצוניות ושגויות. אל תפנו למישהו כמו אל  אדם ברחוב ואל תפנו אליו כאילו הוא פרופסור. בלי צ’פחה וירטואלית ובלי גינונים. רשמו פשוט: “שלום, אייל…” וזה הכל. זה פשוט ומראה שאתם מכירים את מי שאתם פונים אליו. המסר צריך להיות ידידותי ואישי. פניה בשם משפחה לבנאדם צעיר עלולה להיות לא נעימה לקורא. אם הפניה לא תהיה ידידותית, קיים סיכוי גדול שהיא תימחק או תסומן כספאם.

מבוא

במבוא צריך להיות מובן שהמוען מכיר ומכבד את הנמען. אם אתם מגיעים לאזור של הנמען ואתם רוצים להיפגש אתו, הזמינו אותו למשהו שהוא אוהב. למשל אם יש כנס באזור או תערוכה כלשהי, שאלו אותו האם הוא מוכן להיפגש אתכם שם. חשוב להדגיש כי אתם מכירים את פועלו, או אפשר לציין שהתרשמת ממה שהוא עשה בעבר. כך הוא ידע שאתם סומכים עליו ומכבדים אותו.

בקשה

אם לא כתבתם נכון את השלבים הקודמים, אף אחד לא יטרח אפילו להגיב לבקשה שלכם. בכל אופן, לעולם אל תכתבו אותו בתוך פקודה. בנוסח של “היי, תעשה את זה בשבילי…” זאת לא הדרך הנכונה. זאת חוצפה ולא משנה אם הוא קולגה שלכם או לקוח. למשל אם אתם רוצים שמשהו יעשה שיתוף לפוסט שלכם בפייסבוק, כתבו לו כך: “שלום, זכיתי אתמול בפרס על …אני עוקב אחר עבודתך ואני אעריך את זה מאוד אם תוכל לשתף את הפוסט האחרון שלי בפייסבוק שלך…” שלבו את קישור. שמרו על בקשה פשוטה וקלה לשיתוף. אל תפגיזו את הנמען בבקשות.

תמורה

אם אתם רוצים לקבל משהו ממישהו, עשו קודם כל משהו בשבילו. את התמורה ניתן לכתוב לפני הבקשה וכך להגדיל את הסיכוי לקבלה. למשל אמרו לנמען שקראתם פוסט מעניין בבלוג שלו ודיברתם עליו עם החברים ואפילו הפניתם לינק מהאתר שלכם לפוסט. אחר כך כתבו את הבקשה. כך תגדילו את הסיכוי לקבל את מה שאתם רוצים ממנו.

סגיר

כאן אפשר לשלב משהו הומוריסטי או אישי כבדרך אגב.

חתימה

תמיד חשוב שתהיה חתימה ברורה ואוטנטית המסבירה מי אתם בדיוק , מה תפקידכם איך אפשר ליצור אתכם קשר ולאיזה חברה אתם שייכים.

מקור המאמר: https://www.seomoz.org/blog/what-separates-a-good-outreach-email-from-a-great-one-whiteboard-friday