טיפים לשימוש בג’ימייל

שירות הדואר האלקטרוני של ג’ימייל מהווה את אחת האפליקציות המצליחות והשימושיות ביותר שיש לגוגל להציע בפרט ולעולם האינטרנט להציע בכלל. אין מי שלא מכיר את ג’ימייל. אין מי שהשתמש או ישתמש בו בשלב זה או אחר בחייו. רוב הפונקציות בג’ימייל ברורות למשתמש הממוצע, אבל תמיד אפשר ליעל את דרך העבודה. מאט כץ מציג כמה טיפים שימושיים  לשיפור העבודה עם ג’ימייל.

הגדרת כמות המיילים

שימוש לא נכון בג’ימייל עלול להאט את העבודה, ליצור בלגן ואפילו לפגוע בה. לכן, כדי שלא תלכו לאיבוד בתוך תיבת הדואר שלכם, סדרו את הגדרות תצוגת המיילים כך שתראו 25 מיילים בכל פעם. 50 או 100 מיילים הם יותר מידי, במיוחד לבעלי עסקים אשר מקבלים עשרות מיילים ביום. כדי לשמור על סדר בחברה צריך להתחיל מלשמור על סדר בתיבת הדואר.

התראות על חופשה

בעלי עסקים, בדרך כלל, מודיעים ללקוחותיהם כחודש מראש על כך שהם עומדים לצאת לחופשה. ניתן לסדר בגוגל הודעה חוזרת אשר נשלחת באופן אוטומטי בכל פעם שמישהו שולח מייל. אז כשאתם בחופשה השתמשו באופציה זו. אומנם הודעה על חופשה לא תשלח למיילים חדשים, אבל גם אם הזכרתם 20 פעם ללקוחות שלכם שאתם בחופשה, אין זה אומר שהם יזכרו את התאריכים. לשם כך קיימת ההתראה.

תוויות

כדי להפוך את העבודה לנוחה ויעילה יותר, כדאי להשתמש בסמן התוויות של ג’ימייל. כל תוכלו לסמן מיילים לעבודה מסודרת ונוחה מאוחר יותר. למשל להגדיר שממקור אחד, כל המיילים יסומנו כ”זבל” או כ”חשובים מאוד”. עם סמן לייבלים לא תוכלו לפספס משהו חשוב, או לבזבז את זמנכם על מייל מיותר.

שמירת הודעות צ’אט

היתרון הגדול של גוגל על פני שירותי דיוור אלקטרוניים אחרים, ומה שמושך אליו מיליוני גולשים הוא העובדה שלג’ימייל יש צ’אט. כמו בכל תוכנת מסרים אחרת, ניתן לשמור את השיחות. השתמשו באופציה זו על מנת לשמור מידע. עם שוחחתם על לקוח במייל ונוצרה בינכם מחלוקת, תמיד תוכלו לחזור להיסטוריה של הצ’אט ולעלות על מקור הבעיה.